Page6月, 2013 | 不動産仲介会社への入社・就職マニュアル - Part 2     

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上司対応

新入社員は、上司に評価されることが第一歩となります。ここでは上司に評価されるために注意したいポイントをまとめております。

1.新入社員の中には先輩・上司から指示された際に言われた内容を繰り返すだけの人がいますがNGです。まず返事を「はい」と答えてから、指示の内容を確認致しましょう。

  【ダメな例】先輩「新入社員○○やっておいてくれ」新入社員「○○!」

  【良い例】先輩「新入社員○○やっておいてくれ」新入社員「わかりました。○○ですね!」

2.仕事上悪い結果を報告しなければならないときがありますが、悪い結果を単に報告するだけではなく、どのように改善するかその解決策も一緒に報告しましょう。

  【報告例】・・・この内容はマニュアルに記載されています。・・・

3.上司に認められれば仕事をまわしてもらえるようになります。まずは、報告をきちんと出来るようにしましょう。

4.上司から注意されたらまず、「スミマセン」と謝りましょう。注意事項を直すだけではなく、先輩・上司に対してリアクションすることが重要です。

  【ダメな例】上司「頼んでた○○してくれたか」新入社員「○○をどのようにして良いかわかりません」

  【良い例】・・・この内容はマニュアルに記載されています。・・・

5.先輩・上司から指示された仕事は放置しないようにしましょう。指示内容がわからないからといって放置してはいけません。わからないことがあればどの辺がわからないか指示されたその場で聞くようにしましょう。時間が経てば経つほど聞きづらくなります。※突っ込んで聞くと面倒な新入社員と思われる場合もありますが、その後の仕事が楽になるだけでなく、頼んだほうも仕事内容をきちんと理解してくれているという安心にもつながります。

6.大きい声ではっきりと、結論から伝える。要領の悪い報告は人をいらだたせることになります。

7.悪い情報ほど早く伝えましょう。また、上司にも機嫌が悪い時があります。そのときは報告を避けるようにしましょう。新入社員は悪い情報を早く伝えてすっきりしたくなりますが、我慢する必要があります。

8.上司は自分の指示はすぐに実行して欲しいと思っています。仕事が重なって遅れてしまいそうな場合は優先順位を確認しましょう。優先順位の確認方法について注意する必要があります。

  【ダメな例】上司「新入社員○○やっておいてくれ」新入社員「いつまでにやればいいですか」

  【良い例】・・・この内容はマニュアルに記載されています。・・・

9.上司からの指示の内容は忘れないように、聞いたその場でメモを取っておかなくてはなりません。上司からあの件どうなったと言われないように、仕事は8割でき段階で中間報告を致しましょう。言われてから仕事に取り掛かったり、報告するのでは上司を軽んじることになります。

10.・・・この内容はマニュアルに記載されています。・・・

11.・・・この内容はマニュアルに記載されています。・・・

12.上司にやむを得ず質問する場合には、まとめてある程度まとめて質問するようにしましょう。疑問があるたび質問していたら上司も疲れてしまいます。また、わからないことを一旦おいて仕事を進めると一連の仕事の流れからわからなかった部分が聞かなくてもわかってくることがあります。但し、わからない部分を放置して徒に時間が経過してしまうのが一番悪いことなので、それだけは無いようにしましょう。

13.上司から頼まれた仕事は積極的に行いましょう。どうせやらなければならない仕事なら積極的に行ったほうが好印象です。頼んだ上司は、嫌がっているかどうかわかってしまいます。ポイントは、・・・

14.上司の中には、自分の思った通りに客に交渉して欲しいと思う上司もいます。そのため、自分ひとりで交渉を進めてしまうと、自分が既に交渉した内容をもう一度顧客に交渉することを指示されてしまいます。自分で顧客に交渉を始める前に、顧客にこのようなことを話しますが、それで宜しいでしょうかと確認しましょう。顧客との交渉に矛盾が生じることを防げます。

15.言われるまで動かない:新入社員の中には、気になっている仕事があるものの、上司から指示があるまでは黙っておこうという放置をする社員がいます。上司は、放置していることに気づいており、上司が言わないと何もやらないんだなぁという目で見ています。

16.教えてもらった事を忘れる:上司からせっかく教えてもらった効率の良い方法を忘れてしまい、そのことを言えず違うやり方をしてしまう方がいます。上司は、せっかく教えてあげたのに意味がないと思ってしまいます。更に、上司が見ている前で違うやり方を続けて上司をいらいらさせてしまう人もいます。

17.単に起きた出来事を報告する:上司に状況を報告する際に、単に起きた出来事をそのまま報告し、どうしたいか自分の意見を言えない人もいます。報告を聞いた上司は、結局どうしたいの?と聞かざるを得ません。指示が欲しければ指示が欲しいと伝えましょう※単に指示を貰うだけではなく、自分の意見を言えるようにしましょう。

18.くだらない話を長々とする:例えば業者からかかってきたどうでも良い電話を上司の前でだらだらとしてしまう人がいます。上司にはせっかちな人や時間を無駄にしたくないと考えている人が多いので、暇な態度や結論が出ない話、成果につながらない話を聞くとイライラしてしまいます。せめて席を外して上司のいないところで電話をするようにしましょう。

19.簡潔な報告をしましょう:上司が報告で求めていることは結果のみです。その過程や細かな事情は興味があれば聞いてきます。自分が上司だったらどのような報告をして欲しいのか考えて報告しましょう。

  【ダメな例】先程、○○の訪問が終わりました。お客様には売却先行の提案を致しましたが、買い替えについては非常に慎重に進めたいと話しており、買い替え先物件の地域も定まっていない状況では売却に出すのは難しい、ある程度の目星がついてから売却を進めたいと話されています。そこで、ご紹介していた買い替え先の候補物件についてご内見を強くオススメしましたが、まずはお嬢様の家に遊びに行くついでに見に行くぐらいのペースで考えているとのことです。お嬢様のところへいつ行くのかは決まっていません。いつ行くか決まったらご連絡を頂けることになっているので、その連絡を待ちつつ別の物件の紹介もしてまいります。※聞くのも疲れる長ったらしい説明です。上司からは途中で、話を遮られ、結局どうなんだと聞かれること間違いなしです。今後どうしましょうかではなくて、今後どうするか方針が入っているのは評価できます。

  【良い例】・・・この内容はマニュアルに記載されています。・・・

新入社員2

9.写真を撮影する:インターネットに載せるには写真が必要となります。インターネットで検索すると分譲マンションの写真が多数出て来ますが、季節や周辺の環境等も変わっていて使えない場合があるので注意しなければなりません。また、写真撮影は下見を兼ねることにもなります。最近は写真の掲載数でインタネット反響数が変化してくるので、撮れるところは全て撮りましょう。

 【ポイント】

 ①建物全体が切れないように

 ②晴れの日にとりましょう

 ③周辺環境や前面道路も忘れずにとりましょう

 ④室内の状態が良いときは、室内写真も撮りましょう

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10.重要事項調査を行う:マンションの場合、契約時や物上げ時に、管理会社による重要事項の調査報告書が必要になります。契約時には依然取得した報告書ではなく最新のものが必要となります。もちろんのこと。契約内容に係わる重要な事項があり、案内時に説明しておけばどうという事の無かったことも、いざ契約時に判明すると、契約がキャンセルとなってしまうこともあります。

 【ポイント】

 ①告知事項:マンションによっては、飛び降り、空き巣の多発等の心理的負担となる事項がある場合がありますので、物件担当に確認しましょう。

 ②値上げの有無:購入後に管理費・修繕積立金等の値上げ・一時金があればクレームになりますので注意が必要です。

 ③長期修繕計画書の有無:長期修繕計画通りに修繕が行われているか、値上げや一時金、積立不足等の懸念材料はないか。

 ④大規模修繕の実施時期:大規模修繕を行うとマンションが見違えるようになります。セールスポイントになる一方修繕積立金が十分にあるか確認しましょう。

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11.・・・

12.営業活動報告書:お客様との大切なコミュニケーションツールです。なかなか言葉では伝わらないことも、文章にすると伝わりやすくなる場合もあります。

 【例文】

   ①例年ゴールデンウィーク休暇中にはインターネット検索率が上がり、お客様からのお問い合わせも増えてまいります。このチャンスを逃さぬよう頑張って参ります。

   ②この度は媒介契約頂きまして誠にありがとうございました。ご指名頂いた事を深く感謝し、全力で販売活動させて頂きます。尚、早速弊社登録のお客様にご紹介させていただいたところ、○○万円(業者買取価格)であれば是非購入したいとお話がございましたが、価格差が大きいため私の段階でお断りさせていただいております。今後とも宜しくお願い申し上げます。

   ③休暇前:誠に勝手ながら1月1日より1月3日までは弊社冬季休暇となっております。

   ④値段変更時:この度は、販売価格を変更して頂き、誠にありがとうございました。これまでにお問い合わせのあったお客様のみならず新規お客様への販売活動を行い頑張ってまいります。

   ⑤広告実施時:平成26年1月1日に実施した新聞折り込み広告では残念ながらお問い合わせはございませんでした。

   ⑥ご案内があったとき:・・・

   ⑦他の販売物件が成約したとき:・・・

   ⑧・・・

   ⑨・・・

13.旧反響客フォロー:旧反響客は、先輩も忙しくて万全なフォローができていない場合も多いです。特に2~3年前の反響客は、ある程度時間がたっているため、丁度よいタイミングでフォローできる場合も多いです。また、失敗しても詰められないですし、成功したときはほめられるので積極的に行っていきましょう。低リスク・ハイリターンの仕事といえます。※お客様の中には連絡に都合の良い日時と悪い日時がある場合があります。一度電話して出なかったくらいで諦めるのではなく、こまめに何度も連絡しましょう。

 【フォロー例】:・・・

14.反響取得:まずはお客様からの反響を得なければ次の仕事に取り掛かれません。すべての基礎といえる仕事です。

 【取得方法】

 ①業物登録:業者物件を登録して反響取得目指します。業者物件は、リフォーム済みの為、反響が得やすいし反響があれば仲介手数料を両手で貰えるチャンスとなります。

 ②チラシの投げ込み:物件の紹介チラシや売却不動産を募集するチラシを投げ込みして反響取得を目指します。

 ③購入希望客の登録:インターネットに購入希望者紹介文を掲載して、売り情報の取得を目指します。

 ④競売物件:競売物件情報を確認して、該当する不動産に手紙を送付致します。

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15.販売活動を行う:物上げしたらあらゆるチャンネルを使って販売活動を行います

 【活動媒体】

 ①インターネット:特に写真の掲載数・物件の特徴のピックアップ・担当者のコメントに配慮しましょう。

 ②ポスティングチラシ:住宅ローンが低金利の昨今、毎月の支払額が賃料より安くなることを積極的にアピールしていきましょう。

 ③新聞折り込み広告

 ④・・・

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18.他業者対応

 ①FAXを送信するときは、送信サイズを統一しましょう。また、送付状に電話番号とFAX番号を記録しておくと再度連絡を取るとき等に便利です。

 ②・・・

新入社員

ここでは、新入社員が、最初の1年間に覚えるべき最低限の仕事内容について解説しております。ここで身につけたことを実践できれば上司の評価がアップ致します。

1.電話応対:まずは電話対応をきちんと出来る様になることが仕事を任せられる第一歩となります。最初の内は仕方ありませんが、電話は呼出音1回以内でとる様にしましょう。通常電話の相手方は、売主様・買主様・クレーム客・取引業者(買い取り案件がないか・物件の確認・内見希望・相場確認)・他の営業・上司のいずれかです。

 【ポイント】

 ①最低限先輩・上司のお客様の名前・取引先業者の名前を覚えておきましょう。

 ②電話に出たら電話相手の名前を反復しましょう。「○○会社の△△様、いつもお世話になっております。 ☆☆ですね。確認してまいります。少々お待ちください。 」

 ③反響の電話を受けた時に、替わってもらえる先輩・上司が在籍していないときは名前と電話番号を確認しましょう。「確認して折り返しますので、ご連絡先を頂いてもよろしいでしょうか。」

 ④名前と電話番号を教えてくれないお客様の場合は転送機能を使いましょう。「只今転送致しますのでしばらくお待ちください。」

 ⑤電話の目的・用件・売主なのか買主なのかについては、自分が納得できるまでもしくは電話の相手方が怒りそうになるぐらいまでしつこく聞きましょう。「・・・」

 ⑥クレームの電話等電話の中には出たくない相手もいます。安易に電話を取り次がず、相手方には所在を確認する等伝えて保留にして確認した上で電話を取り次ぎましょう「・・・」

 ⑦・・・

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 2.悪い対応

 ①新入社員は素直でないといけません。指示があった場合は、まず「ハイ」と返事をして指示内容を確認。ミスして怒られたら「すみません」と言いましょう。指示内容を返事もせず聞き返したり、ミスをした言い訳を先にしてしまうと失格です。言い訳は聞かれた時に限って「言い訳ですが」と断ってからするようにしましょう。

 ②上司から確認の電話をするように指示される場合もありますが、どのように話してよいかわからない場合もあります。そのとき「何と話してよいかわかりません」と言うのでは失格です。「○○と話そうと思いますがいかがでしょうか」と質問しましょう。

 ③来店の業者に対応するのは、新入社員の仕事です。来店があった際はすかさず対応し、他の先輩に遅れないようにしましょう。

 ④上司から話しかけられたら、その場で話を聞かず、必ず上司のそばに行って話を聞くようにしましょう。

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3.仕事の整理方法:仕事の8割は整理することと言われています。仕事は整理することで同時に多数の仕事に取り掛かれますし、上司から案件の資料提出を求められたとき直ちに対応できる様にしましょう。

 【ポイント】

 ①お金を出して手に入る書類は処分する。処分することを迷う書類は一度PCにスキャンしてデータ化して保存しておく。※ダメな新入社員ほど、使わなくなった書類をとっておくものです。

 ②決済が終わった物はシュレッダーして保管する書類を少なくしましょう。※決済が終わった書類を見返すことはまずありません。

 ③媒介契約後は、レインズ等の成約データをシュレッダー。

 ④デスクの上には、不要な書類は置かず、一回一回しまうように気をつける。

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4.報告の仕方:上司への報告がきちんとできるかどうかで上司の評価も大きく異なってきます。

 【ダメな報告例】「○○についてどうすればよいでしょうか」【良い報告例】「○○について△△しようと思いますがいかがでしょうか」

 【ダメな報告例】・・・

5.宅建を取る:宅建がなければ重要事項説明もできませんし、お客様からも軽く見られてしまいます。宅地建物取引主任者となることが不動産仲介業の第一歩の仕事といえます。

6.先輩の仕事を手伝う:先輩の仕事を手伝っておけばいざ困ったときに助けてくれるだけではなく。自ずとスキルアップできます。

 【ポイント】先輩の暇そうな時間を見つけて声をかける事。・・・

 【手伝う仕事例】

 ①清算書の作成②間取り図の作成③調査④物件登録⑤写真撮影⑥・・・⑦・・・

7.調査を行う:査定時や契約時に必要となってまいります。単に資料を取ってきて終わりだけでは成長しません。資料を取得したらまずその内容を確認し、わからないことはその場で担当者等に確認することがスキルアップにつながります。疑問はその場で解消していきます。

 【調査例】

 ①法務局調査:調査漏れがあると再度法務局にいく必要があり、時間の無駄になります。法務局に行く前にきちんと先輩に確認してから行きましょう。調査漏れが多い例は土地が2筆ある場合に、片方の土地の謄本を取り忘れる等。測量図はない場合があります。※合筆や土地区画整理を行っている場合(法務局ではなく役所に保管されている)等。

 ②役所調査:役所は12時から13時まで休憩していることが多いです。(1)道路台帳・道路査定図(2)建築概要書(3)台帳記載証明(4)ハザードマップ(5)急傾斜地等(6)都市計画図(7)埋設管図(8)開発登録簿(9)市街化調整区域資料※最近はインターネットが発達していますので、建築概要書・台帳記載証明・開発登録簿以外はインターネットで取得できる場合も多いです。

 ③現地調査

  (1)越境:対象物件や隣地からの越境物がないか。特に耀壁・埋設管(上下水道・ガス・雨水)の越境がないか※上空の確認を忘れやすいので注意しましょう。

  (2)境界:境界標や境界紛争の有無、越境について確認するために調べます。

  (3)敷地周りの寸法・残置物:敷地の廻り間や井戸・旧基礎・建築廃材・浄化槽・巨大な庭石・物置等撤去に多額の費用がかかるものがないか確認します。

  (4)・・・

  (5)・・・

8.・・・

決済

これまでの営業努力が実って無事契約終了となってもまだ安心はできません。決済までの対応を誤ると深刻なクレームに発展することも多々あります。ここでは決済方法について解説致します。

1.決済日時を決定する:決済日は少しでも早く決定しましょう。契約書に定めた引渡期日を前倒ししなければならない事情等がある場合は早めに連絡しなければ対応が難しくなります。※・・・この内容はマニュアルに記載されています。・・・

2.抵当権抹消の連絡をする:決済日が決まったら住宅ローンの繰上げ返済を申し込まなくてはなりません。本人が銀行窓口に行かなければならない場合もあり、早めに決定する必要があります。また、今後の手続き内容について早めにご案内することで、お客様の不安も解消できます。※郵送でもできる場合があります。インターネット銀行や住宅金融公庫の手続きには時間がかかります。

3.ローン本申し込み:融資承認取得期日に間に合うように、契約後早めに申し込む必要があります。銀行の中には、事前審査時に担保評価を行わず本

  申し込み時にローン承認を否決する銀行ありますので注意が必要です。※最近は休日対応してくれる銀行が増えました。

 【本申込時必要書類】

 ①印鑑証明書3通(銀行用・保証会社用・登記用)※ネット銀行の場合は、契約用と登記用の2通

 ②住民票2通(保証会社用・登記用)※ネット銀行の場合は、契約用で1通

 ③謄本等の法務局関係書類

 ④源泉徴収票原本

 ⑤住民税決定通知書もしくは課税証明書(ネット銀行は2年分必要な場合も)

4.・・・この内容はマニュアルに記載されています。・・・

5.引越業者の選定:3月等引越繁忙期は、引越代金が高くなるのはもちろんのこと、早めに予約しておかなければ、引越自体もできないという事態になってしまいます。※売主様の中には、不要物を残していってしまったり残置物の処理がきちんとできない方もいます。高齢のお客様や不安がある売主の場合には、引越し時に立ち会って引越業者に指示した方が良い場合もあります。

6.管理会社への連絡:管理会社の中には、重要事項調査報告書送付時に区分所有者変更届や管理費等の自動振替依頼書を同封しない管理会社もありますので、決済前によく確認致しましょう。

7.リフォーム内見:リフォーム工事着工3週間前までに理事長の承認又は隣接住戸の承認等を得る必要がある場合もあります。※理事長の承認が必要な場合は、理事会等の日程についても留意しましょう。お客様がリフォームを希望する場合は、リフォーム会社に早めに管理会社に連絡するよう指示しましょう。※リフォーム会社に好きなことを言わせてしまうと、買主から「売主の方で対応してくれるはずだ」と間違っていることを言われてしまう場合があります。

8.精算金の確定:固定資産税や管理費等の日割り清算を確認しておきましょう。※決済日によっては、翌月分の管理費が売主の口座から引き落とされてしまう場合がありますので、管理会社によく確認しましょう。固定資産税等の年税額の算出方法は、①都市計画税を土地家屋について合計し100円未満を切り捨て、②固定資産税も土地家屋について合計して100円未満を切り捨てます。固定資産税と都市計画税を合計して計算しないようにしましょう。

9.決済の案内:決済日時・場所、資金計算や必要書類をご案内しましょう。

10.伝票の用意:買主担当の決済時には、前日までに引出伝票の記入例を用意しておきましょう。売主担当の場合は、振込口座を確認しておきましょう。

11.確認事項

 ①金種:慣れないうちは決済時にまごつき、頭が真っ白になる場合もあります。そのため、金種の確認等事前の確認が重要となりまsう。※特に業者買主の場合、事前の金種連絡が必要となる場合が多いです。

 ②振込先:売主様によっては、残代金の振込先を、住宅ローンの返済口座だけではなく、その他の銀行口座を指定される方もいらっしゃいます。※離婚等の場合には、振込先が複数になる場合も多いです。

 ③住所:登記上の住所と印鑑証明書の住所が異なる場合、住所変更登記が必要となってまいります。

 ④抵当権の抹消金額:最終的に資金をどれくらい準備すれば抵当権や根抵当権を抹消できるか確認しなければなりません。

 ⑤特約条項の成就:農地転用・地目変更登記や確定測量・分筆登記、増築登記、相続登記、不足金の準備、債権者の承諾等、決済の前提となっている条件が成就しているか確認しなければなりません。

12.決済当日の流れ

 ①権利移転書類の確認:権利証・印鑑証明書・評価証明書・場合によっては住民票等権利移転に必要な書類が整っているか司法書士に確認してもらいます。

 ②買主のローン実行:銀行に連絡し、住宅ローンを実行してもらいます。

 ③買主の資金引き出し:引き出し伝票・振込み伝票を記入し、残代金支払いを銀行に依頼します。※資金移転には時間がかかるため、ここまでを最短で済ませて、他の書類は、資金移転が完了するまでに行います。約1時間かかります※資金移転には時間がかかるため、ここまでを最短で済ませて、他の書類は、資金移転が完了するまでに行います。約1時間かかります。※銀行の振込みと口座への反映にはタイムラグがあります。タイムラグを少しでもなくすため、至急扱いで振り込み手続きを行いましょう。※無用の間違いをなくすため、引出伝票と振込伝票記載の金額は一致させるようにしましょう。

 ④必要書類へ署名押印:司法書士への委任状・残代金の領収証・清算書の領収証・引渡完了書類・区分所有者変更届等の書類に署名押印します。

 ⑤現金の振り分け:銀行の振込み手続き・現金引き出しが完了後、現金の振り分けを行います。※買主の通帳に、鉛筆で引き出し金額の内訳を記載してあげましょう。後日通帳を確認した買主から内訳について質問がある場合も多いです。

 ⑥・・・この内容はマニュアルに記載されています。・・・

13.注意事項

 ①売主不在:決済時に売主が欠席する場合は、あらかじめ司法書士と面談し、権利証・印鑑証明書・抹消書類・代理受領に必要な書類を預けておく必要があります。仲介会社としては、引渡完了書・残代金の領収証・清算金の領収証・区分所有者変更届等をあらかじめ署名捺印してもらいます。また、着金確認をどのように行うか確認致しましょう。

 ②買主不在:あらかじめ司法書士に欠席時の確認をしてもらうこと、金消時に代理人も同席してもらうこと、引出伝票をあらかじめ作成してもらうこと等が必要となります。引出や振込は本人が不在でも通帳があれば委任状の代わりとなりますが、暗証番号の入力が必要となります。

 ③銀行の応接室:現金での決済等、銀行の住宅ローンを使わない場合、応接室の予約が必要となります。銀行によっては応接室を貸してくれない場合や予約が早めに必要となるので注意が必要となります。応接室が確保できない場合は、銀行の窓口で決済したり、自分の店舗で必要書類をやり取りした後、銀行の窓口で振り込み手続きを行います。

 ④・・・この内容はマニュアルに記載されています。・・・

 ⑤インターネットバンキング:近年多いのが買主が金利の低い住宅ローンをインターネットバンキング借りることです。インターネットバンキングの手続きは仲介会社ではわからないことも多く、事前に振込先を登録・決済日の確定など、お客様がしなければならないことが多く、突然仲介会社へ早く教えてくれと要望が来ることも多く、客への事前のアナウンスが必要不可欠です。

 ⑥二重払い:売却して賃貸に移る人の中には支払いが厳しいという事情のある方がいます。そのような場合、決済日を設定するには注意が必要です。例えば、11月2日に賃貸物件の契約をして、12月分の賃料が11月21日に、住宅ローンの支払いが11月20日に、決済日が11月25日に設定されてしまうと、賃料と住宅ローンの支払いが二重になってしまうため、決済日を11月20日より前にして欲しいと強く主張するお客様がいます。実際には、11月20日により前に決済日にしても、かかる利息は僅かです。※3,000万円の残債で金利1%の場合、10日で8219円の利息。(3,000×0.01÷365×10=8,219)一見11月20日より前に決済日を設定すると、住宅ローン10万円分の支払いが無くなるように思われますが、11月15日の返済金が3,000万円であるのに対して、11月25日の返済金が2,991万円となるため、あまり変わりません。どうしてもと強く主張される方には、遅延損害金がかかるけれども、11月20日の引き落としがかからないように銀行にお願いすることもできます。そのような事態にならないことにこしたことはありません。そのため、契約時での決済日の設定には注意が必要です。

14.買主に用意してもらう公的書類

不動産売買に必要な住民票・印鑑証明書は契約の時に上手く説明しておかないと、お客様の二度手間になってしまう場合があるので注意が必要です。大手不動産仲介会社であれば契約時に印鑑証明書の写しを1通要求しています。そして、契約後に行う銀行への本申込みでは、住民票1通と印鑑証明書が1通必要になります。その後、ローン承認が出て金消契約をする場合に、再度印鑑証明書が1通必要になります。この時、住民票は本申込みのものを流用しますので不要です。最後は、決済時に登記用として住民票1通と印鑑証明書1通が必要になります。通常、金消時に登記用の住民票と印鑑証明書を銀行が案内していますので、不動産仲介会社からの案内は不要となります。

・契約時→印鑑証明書の写し1通

・本申込み→住民票1通(家族全員の記載必要)、印鑑証明書1通※本人確認用

・金消契約→印鑑証明書1通※契約の意思確認用

・登記用→住民票1通(登記名義人のみでOK)、印鑑証明書1通※ローン設定の場合の意思確認用(法務局提出)

契約

 売主と買主の条件がまとまった後は、通常物件担当会社にて、重要事項説明書並びに売買契約書の読み合わせ・署名捺印を行います。契約は既にまとまっていることを再確認するための場なので基本的には難しいことはありませんが、スムーズな契約のためには取り仕切る人が上手く回さなければなりません。話さなければならないことを話し、質問させ、余計なことを話させないよう、話を脱線させて時間が長くならないようにしなければなりません。

1.重要事項説明書:契約前に、契約者に対して対象不動産の重要な事項を宅地建物取引主任者が説明しなければなりません。契約時に行うことが多いですが、契約前であれば何日前でも構いません。特に細かいお客様には契約日前に重要事項説明をしておきましょう。下手をすると契約日の延期等になりかねません。

2.売買契約書:契約条件の確認、契約条項の読み合わせを行います。※最初のうちは条文を呼んでも意味が頭に入ってこないため、お客様の質問に答えられない場合もあります。契約書の条文は予め素読をして慣れておきましょう。

3.設備表:物件に付属する設備について、売主から申告してもらったものを説明します。主要な設備については1週間の瑕疵担保責任があります。

 【瑕疵が多い設備の例】

・水道や洗面設備の蛇口に漏水がある

・インターホンの故障

・シャワーヘッドの漏水

・給湯器の寿命(10年程度)

・・・この内容はマニュアルに記載されております。・・・

4.物件状況等報告書:物件の状況について、売主から申告してもらったものを説明します。シロアリ・雨漏り・給排水管の故障については3ヶ月の瑕疵担保責任があります。

5.署名・捺印:これまでに説明した書類に署名押印してもらいます。まずは署名だけを先に全て済ませて、その後、押印をしてもらうようにしましょう。

6.手付金の授受※お客様の中には手付金を確認するのに時間がかかる方もいます。書類を整理している間に手付金を確認してもらうようにしましょう。

7.書類整理

  ①媒介契約書※買主が業者の場合は、売主から一般未登録の媒介契約書をもらいます。

  ②手数料承諾書

  ③手付金の領収証

  ④契約印紙の貼付・仲介手数料領収証の交付

  ⑤付属書類:重要事項説明書の説明に用いた書類をお渡しします。

8.本人確認

  ①免許証:本人確認の為に必要となります。稀に免許証を渡したくないという方がいますが、番号を消してもらった免許証のコピーをもらうようにしましょう。

  ②権利証:登記名義人であっても既に権利譲渡済みや権利証を紛失しているかもしれません、権利証があるか確認しましょう。権利証を紛失している場合は、別途費用(10万円程度)が必要となります。

  ③印鑑証明書:権利移転時に必要となる実印ならびに実印を確認するための印鑑証明書を売主に用意してもらいましょう。

  ④代表者事項証明書もしくは会社謄本、担当者の運転免許証

9.特殊契約

  ①代理契約:ご主人様の都合が付かないが、奥様に契約手続きをしていただけるような場合は、委任状による代理契約をしましょう。

  ②持ち回り契約:契約当事者のどちらかが遠方にいたりする場合に不動産仲介会社が契約書類等一式を持って署名捺印をもらいに動きます。行います。例えば買主から先に売買契約書等に署名捺印をもらい、その後に売主のところへ行って署名捺印を貰うという方法です。

  ③片側契約:売主と買主の契約日の調整がつかなくて長引いてしまうようなら別々に契約を行いましょう。例えば午前中に売主から署名捺印をもらい、午後に買主から署名捺印をもらいます。

 

10.書類訂正方法:契約前に良く確認した書類でも誤字・脱字が見つかる場合もあります。

 ①重要事項説明書:・・・この内容はマニュアルに記載されております。・・・

 ②上記以外の書類:・・・この内容はマニュアルに記載されております。・・・

11.業者契約:業者が売主もしくは買主の場合、業者の中には社判を持ち出しできないため、事前に書類の送付が必要な場合や、面倒な特約が必要となったりするので注意が必要です。

12.分かれ契約:他業者と分かれ契約をする場合には、基本的には書類の作成は物件担当会社になりますが、会社規模によっては大きい会社の方が書類を作成する場合があります。また、契約書チェック部署があるような会社が相手方の場合には、重要事項説明書の内容に細かな指摘が入る場合があります。営業担当としてはどうでも良い指摘がほとんどなのですが、契約書をチェックする部署は暇な人達で構成されているのでどうでも良いことにエネルギーを費やすことと、お願いされる立場にいるので上から目線になりがちです。また、会社でこうと決めたことは基本的に覆せないのです。

13.注意事項

 ①・・・この内容はマニュアルに記載されております。・・・

 ②業者物件に客付けする場合、販売価格には消費税額が含まれています。仲介手数料の計算をするときは、消費税額を除いた額で計算しなければなりません。

 ③瑕疵の修復範囲:基本的には瑕疵のあった設備については、新品に交換という形ではなく、補修することが基本となります。補修内容は、シーリング剤の充填や配管・継手部分の補修、インターホンの基盤交換、給湯器の着火器具交換等になります。

 ④免責事項:消耗品の不具合については免責となります。多いのは水道の蛇口のパッキンの磨耗による水漏れです。蛇口交換には数万円必要な場合がありますので契約時に説明しておきましょう。また、クロス・網戸等には破れ・ほつれ・汚れ等があることも事前に伝えておきましょう。

 ⑤契約時間:慣れてくると、重説30分、契約書30分、設備表・物件状況等報告書30分、署名捺印・金員計算30分の合計2時間で終わらせることができます。慣れていないと逐条で説明してしまい、客が内容を理解できないことから質問が多くなってしまい、結果として3時間以上かかってしまうことがあります。

 ⑥売主の中には、購入する買客の気持ちを考えずに、物件への不満を漏らすことがあります。また、契約中に離席した隙に売主と買主が話をすることで、これまで仲介会社が話していた内容とつじつまが合わない事態になってしまうこともあります。そんな話は聞いていなかったと後でクレームにならないよう注意しましょう。

 ⑦物件の細かな事や悪いところ(重大なことを除く)は契約中に売主に質問して話させるほうが買主に対して効果的です。また、リフォーム内見のお願いや引渡しを前倒しにしたい等のお願いも契約中にしてしまいましょう。

 ⑧契約をまとめるために、他の人が既に申し込んでいる等事実と違うことを買主に対して説明してしまうこともあります。売主にはそのような話が出ても上手く対応してくれるように話しておかなければなりません。

 ⑨重要事項説明は売主にとってはあまり意味のない説明になります。その為、あえて売主に買主より遅めの時間にきてもらい、余計な時間を省くことができます。これにより売主と買主が余計な話をするということを防ぐこともできます。

 ⑩交渉の過程で、売主と買主との印象が互いに良くないまま契約をするということもあります。そのような場合はあえて持ち回り契約をすることで余計なトラブルを回避することもできます。